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做事習慣拖延的人有兩種:一種是做決定很愛拖、另一種是太慢採取行動。原因很簡單,那些不想做決定的人,都習慣依賴別人替他們做決定。至於太慢行動的人,他們通常能做決定,卻不想堅持完成它!
 

 

很多人都有以上兩種習慣,你做事習慣拖延嗎?你是否發現很難專注在某個專案或目標上?如果是的話,那你真的需要做好時間管理!
 
接下來,我會告訴你減少拖延的5步驟:
 
1.記錄你處理一件事的時間
在你思考要如何更有生產力之前,第一件事必須做的,就是決定你有多少時間可以完成一件事。你是不是經常上臉書25分鐘,結果每次都超過3小時(不誇張,你一定有幹過這件事XD),而你也清楚有更需要完成的事,卻要花你3倍的時間
 
解決方法就是寫工作記錄,接下來2天,我要你寫下每件事所花的時間,接著從中選出只花15分鐘就完成的,你可能會發現花很多時間回覆Email,一旦知道你做每件事所花的時間,就能讓你更清楚如何安排一整天的行程
 
2.知道完成最多工作的時段
你是不是那種一早起來就很有衝勁的人,或是喜歡挑燈夜戰的人,知道你個人的工作風格以及何時最有生產力,能幫助你安排一天的行程。你絕對不想把重要工作安排在一天最沒有生產力的時段,至於沒生產力的時段就拿來看看臉書及回覆Email吧!
 
對我來說,通常是在午餐過後,當家人都出去以後,這樣房子變得很安靜,至於早上,我會看社群網站的內容,回覆Email,上網收集一些資料,這樣下午就能專注處理專案。但你不一定像我一樣,或許你是夜貓子,越晚越有精神,只要找出適合你的工作時段就好!
 
3.設定日程表
如何安排一整天,讓你有絕對的生產力,這很重要,因為你想在最短時間內完成工作,這樣才能專注在其他重要的工作上。首先,你需要把每件事放入行事曆,在你今天留下工作之前,我要你將明天工作的時間排入行事曆,如果你知道效率最高的時間是2點,那就在那時段安排重要工作,至於生產力較低的時間,就安排看社群網站的時間,回覆Email或電話或規劃之後的專案
 
給你自己20-25分的時間,專注處理一件事,讓其他人知道那段時間不能打擾你,也要讓他們知道你何時會回電話及Email,一旦完成,休息5-10分鐘再繼續下一個工作。你可以在行事曆替每個工作加入顏色辨識,這會讓你清楚優先順序。最後,花些時間清空所有思緒,接著想這週、這個月及這一年的目標,這是你計劃夢想的時間
 
4.設定截止日期
如果你正在經營事業,對你來說這很重要,因為你經常要決定事情要在什麼時間及如何完成,別害怕,我對你有信心,如果你照著這些步驟執行,截止日期會變成你最好的朋友!
 
第一步就是確認你有設定SMART目標,分別是:特定的(Specific)、可以衡量的(Measurable)、可達成的(Attainable)、實際的(Realistic)以及有時效的(Timely),如果沒有符合這幾點,你需要重新評估及設定新的目標
 
接著,問你自己6W問題:
 
  • 有誰(Who)參與?
  • 我要完成什麼(What)?
  • 在哪裡(Where)發生?
  • 何時(When)發生?
  • 需要哪些(Which)條件?
  • 為何(Why)我想要設定截止日期?
 
你需要清楚你的目標是基於你的能力、興趣、需要及渴望,如果你的截止日期是建立在熱情上,就不會覺得是在工作,而你的目標要有難度,這樣你才能持續成長,如果達成目標欠缺技能,你需要事先計畫並取得這些知識與技能,找出你的阻礙,並向那些達成你目標的人學習
 
最後,要達成SMART目標,就是要有截止日期,那表示需要清楚的時間,這樣才有急迫性。接著你可以把專案拆解成幾個步驟,並知道每個步驟要花多少時間,一次只專注一個步驟,處理完再做下一個。如果你提前完成,也沒有其他要處理,那麼你可以花些時間檢視並確認有沒有改善的空間
 
5.替你的成功列出清單
列出清單可以讓你準時完成事情,有許多種清單你可以參考,但我要你專注以下3種:
 
一、遠大目標清單
你想要在接下來90-180天完成,會對你的事業及生活產生巨大影響的長期清單,它可以讓你清楚要達成這些事,要做什麼及何時完成
 
二、每週計畫清單
它是從遠大目標清單拆解出來的,也就是把大目標拆成每週可達成的目標,這樣你才有動力繼續完成
 
三、每日待辦事項
不用花幾小時就能完成,但不要把所有事情都放在這,那會變成無法完成,將每週計畫拆解成每日的待辦事項,如果沒有完成的,就把它移到隔天的待辦事項,但要確定放在第一個優先處理,通常會是要寄的email、要打的電話或與誰碰面
 
將你的清單拆解成這些步驟,能幫你保持專注並讓專案快速完成,這樣就可以完成更多事情,及增加更多收入,以上就是今天要與你分享的文章,如果你願意照著這些步驟執行,就能在2016年更有生產力並有更多時間讓事業更上一層樓!
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